For mange nettbutikker er betalingsleverandører som Vipps, Klarna, Stripe og Nets avgjørende for salget. Samtidig er det ofte her mange av de største utfordringene i regnskapet oppstår.
Selv om pengene kommer inn, betyr ikke det at oppgjørene er enkle å håndtere. Gebyrer, delutbetalinger, refusjoner og ulike rapporteringsformater gjør at mange nettbutikker bruker langt mer tid på avstemming enn nødvendig.
Se hvordan iizy automatiserer oppgjør fra betalingsleverandører.
Betalingen og oppgjøret er ikke det samme
En vanlig misforståelse er at en betaling automatisk tilsvarer en utbetaling. I virkeligheten skjer det ofte flere ting mellom kunden betaler og pengene havner på konto.
Et oppgjør kan blant annet inneholde:
- Salg gjennom flere betalingsmetoder
- Gebyrer som trekkes før utbetaling
- Refusjoner og tilbakebetalinger
- Forskjeller mellom salgsdato og utbetalingsdato
- Transaksjoner fra flere markeder eller valutaer
Dette gjør at mange nettbutikker opplever at tallene i nettbutikken, betalingsløsningen og regnskapssystemet ikke stemmer overens.
Hvorfor manuell håndtering blir et problem når nettbutikken vokser
Når nettbutikken har få ordre kan manuell kontroll fungere greit. Etter hvert som volumet øker, blir prosessen både tidkrevende og vanskelig å skalere.
Typiske utfordringer er:
- Manuell eksport og import av rapporter
- Avstemming av hundrevis eller tusenvis av transaksjoner
- Kontroll av gebyrer og provisjoner
- Feilsøking når tallene ikke stemmer
- Korrigering av bokføringsfeil
Mange virksomheter oppdager at administrasjonen vokser raskere enn omsetningen fordi stadig mer tid går til økonomioppfølging.
De vanligste feilene ved oppgjør fra betalingsleverandører
Når oppgjør fra betalingsleverandører som Vipps, Klarna, Stripe eller Nets Easy håndteres manuelt, øker risikoen for feil i regnskapet. Mange nettbutikker opplever at små avvik raskt kan utvikle seg til tidkrevende avstemmingsutfordringer.
Noen av de vanligste feilene er:
Feil bokføring av gebyrer
Betalingsleverandører trekker ofte transaksjonsgebyrer før utbetaling skjer. Dersom gebyrene ikke registreres korrekt, kan både inntekter og kostnader bli feilført i regnskapet.
Dobbeltregistrering av transaksjoner
Når salgsdata og oppgjør registreres manuelt, er det lett å bokføre samme transaksjon flere ganger. Dette kan føre til feil omsetningstall og unødvendig arbeid med korrigeringer.
Manglende registrering av refusjoner
Returer og tilbakebetalinger må registreres korrekt for at regnskapet skal stemme med nettbutikkens faktiske salg. Dersom refusjoner overses, kan både inntekter og merverdiavgift bli feil rapportert.
Feil periodisering av inntekter
Salgstidspunktet i nettbutikken og tidspunktet for utbetaling fra betalingsleverandøren er ofte forskjellig. Uten gode rutiner kan inntekter bli bokført i feil periode, noe som påvirker regnskapsrapporteringen.
Avvik mellom bank og regnskap
Når oppgjør, gebyrer og refusjoner ikke håndteres korrekt, oppstår det ofte forskjeller mellom saldoen i banken og tallene i regnskapssystemet. Dette gjør avstemmingsarbeidet mer krevende og øker risikoen for feil.
Selv små feil kan skape mye ekstraarbeid når regnskapet skal avstemmes. For økonomiavdelingen, regnskapsføreren og revisor kan dette føre til unødvendig tidsbruk på kontroll, feilsøking og korrigeringer. Med automatiserte integrasjoner mellom nettbutikk, betalingsløsninger og regnskapssystem kan mange av disse utfordringene reduseres betydelig.
Automatisering gir bedre kontroll og mindre manuelt arbeid
Ved å integrere betalingsleverandøren direkte med regnskapssystemet kan mye av arbeidet automatiseres. Data overføres automatisk, og oppgjørene behandles likt hver gang.
Dette kan blant annet gi:
- Automatisk bokføring av oppgjør
- Korrekt håndtering av gebyrer
- Bedre kontroll på refusjoner
- Raskere avstemming.
- Færre manuelle feil
Se hvilke systemer og betalingsløsninger iizy kan koble sammen.
Flere betalingsleverandører betyr ofte mer kompleksitet
De fleste nettbutikker bruker ikke bare én betalingsløsning. Mange kombinerer for eksempel Vipps, Klarna, Stripe, Nets eller PayPal.
Dette gjør oppgjørsbildet enda mer komplekst fordi:
- Leverandørene har ulike rapporter
- Gebyrmodeller varierer
- Utbetalinger skjer på forskjellige tidspunkter
- Data må samles fra flere kilder
Uten gode integrasjoner må økonomiavdelingen eller regnskapsføreren ofte bruke betydelig tid på å samle og kontrollere informasjonen.
Hvordan løser iizy utfordringen?
Hos iizy hjelper vi nettbutikker med å automatisere flyten mellom betalingsleverandører, nettbutikksystemer og regnskapssystemer.
Løsningene våre kan blant annet håndtere:
Resultatet er mindre manuelt arbeid, bedre datakvalitet og mer tid til å utvikle virksomheten.
Les mer om integrasjoner for nettbutikk og betalingsløsninger.
Oppsummert
Oppgjør fra betalingsleverandører er ofte mer komplekse enn de ser ut ved første øyekast. Når transaksjonsvolumet øker, blir manuelle rutiner raskt en flaskehals.
Ved å automatisere dataflyten mellom betalingsleverandør og regnskapssystem kan nettbutikker redusere feil, spare tid og få bedre kontroll på økonomien.
