Når en ordre kommer inn i Mystore, stopper ikke jobben ved betalingen. Ordren skal videre til regnskapet, riktig betalingsmåte skal håndteres, eventuelle gebyrer skal registreres og salget må bokføres korrekt. For mange nettbutikker betyr dette fortsatt overraskende mye manuelt arbeid.
Med en Mystore-integrasjon fra iizy kan ordre fra både nettbutikken og kassesalg overføres automatisk til regnskapssystemet. Integrasjonen kan også settes opp forskjellig basert på betalingsmåte, slik at betalte ordre kan bokføres direkte mens andre ordre sendes videre for fakturering.
Les mer om Mystore-integrasjonen fra iizy.
Fra ordre i Mystore til ferdig regnskapsføring
Mystore kan være selve navet i salget, men regnskapet ligger ofte i et annet system. Uten integrasjon må informasjonen flyttes mellom løsningene på en eller annen måte.
Det kan innebære eksport av ordre, manuell registrering, kontroll av betalingsmåter og oppfølging av poster som ikke stemmer.
Med iizy blir denne flyten automatisert.
En typisk Mystore-flyt:
Mystore → Ordre → Betalingsmåte → iizy → Regnskapssystem
Ikke alle Mystore-ordre skal behandles likt
Dette er en viktig forskjell mellom en enkel ordreeksport og en faktisk integrasjon.
En Mystore-butikk kan ha flere betalingsmåter, og ordrene kan derfor kreve ulik behandling i regnskapet.
Integrasjonen fra iizy kan for eksempel settes opp slik at:
- Betalte ordre bokføres direkte.
- Ordre som skal faktureres sendes videre som fakturagrunnlag.
- Ulike betalingsmåter håndteres etter avtalte regler.
- Ordre fra både nettbutikk og kassesalg inngår i samme dataflyt.
Det gjør at regnskapsflyten kan tilpasses hvordan virksomheten faktisk selger.
Eksempel: én butikk, flere salgs- og betalingsmåter
Tenk deg en virksomhet som bruker Mystore både i nettbutikken og i fysisk butikk.
I løpet av dagen kan kundene betale på flere ulike måter. Noen ordre er ferdig betalt med en gang, mens andre skal faktureres senere.
Ordren opprettes i Mystore og kan overføres automatisk til regnskapet.
Salg fra Mystore-kassen kan inngå i den samme automatiserte regnskapsflyten.
Ordrene kan behandles forskjellig avhengig av hvordan kunden har betalt.
Det er nettopp når antall ordre, salgskanaler og betalingsmåter øker at en automatisert dataflyt begynner å gi stor effekt.
Hva blir egentlig automatisert?
iizy henter ordredata fra Mystore og importerer dem videre til regnskapssystemet. Ordrene synkroniseres automatisk og løpende, slik at regnskapet kan holdes oppdatert uten manuelle opplastinger.
| Uten integrasjon | Med Mystore + iizy |
|---|---|
| Eksportere ordre manuelt | Ordre overføres automatisk |
| Registrere salg i regnskapet | Salgsdata importeres løpende |
| Kontrollere betalingsmåte | Ordrene behandles etter avtalte regler |
| Følge opp feil manuelt | Dataflyten overvåkes av iizy |
Returer og refusjoner bør også være en del av flyten
En nettbutikk består ikke bare av nye ordre. Returer, refusjoner og kreditnotaer er også en naturlig del av driften.
Dersom disse prosessene håndteres separat og manuelt, kan det fort oppstå avvik mellom Mystore og regnskapet.
Returer og refusjoner fra Mystore kan inkluderes i regnskapsflyten slik at bokføringen oppdateres automatisk også når et salg reverseres eller endres.
Det reduserer behovet for manuell oppfølging og gjør det enklere å holde regnskapet i takt med det som faktisk skjer i nettbutikken.
Mystore fungerer ofte sammen med flere betalingsløsninger
For mange nettbutikker er ordreoverføringen bare én del av bildet.
Mystore kan brukes sammen med flere betalingsløsninger, og da bør også betalingene og oppgjørene ses i sammenheng med ordrene.
Målet bør være at ordre, betaling og regnskap henger sammen – ikke at tre ulike systemer må kontrolleres manuelt mot hverandre.
iizy kan også koble på betalingsløsninger slik at ordre og betalinger matches, og åpne poster kan lukkes automatisk i regnskapssystemet.
Se integrasjoner for nettbutikk og betalingsløsninger.
Hvilke regnskapssystemer kan Mystore kobles mot?
iizy støtter en rekke norske og nordiske regnskapssystemer. På Mystore-integrasjonen nevnes blant annet:
- Tripletex
- PowerOffice Go
- Fiken
- Conta
- Visma eAccounting
- Duett
- UniMicro
I tillegg støtter iizy en rekke andre systemer. Det gjør at virksomheten ikke nødvendigvis må bytte regnskapssystem for å automatisere Mystore-flyten.
Se alle integrasjoner fra iizy.
Når bør en Mystore-butikk automatisere regnskapet?
Det er lett å tenke at integrasjon først blir aktuelt for svært store nettbutikker. I praksis handler det mer om hvor mye gjentakende arbeid som finnes i prosessen.
- Ordre flyttes manuelt fra Mystore til regnskapet.
- Dere har både nettbutikk og kassesalg.
- Dere bruker flere betalingsmåter.
- Regnskapsfører bruker tid på å matche ordre og betalinger.
- Returer og refusjoner krever manuell oppfølging.
- Ordrevolumet øker.
Jo flere av disse punktene som gjelder, desto større er potensialet for å spare tid og redusere feil.
Hva skjer når ordrevolumet øker?
En manuell prosess skalerer dårlig.
Dobles antall ordre, øker ofte også mengden kontroll, registrering og avstemming. Det gjør at vekst i nettbutikken samtidig kan føre til mer administrasjon.
En automatisert Mystore-integrasjon er laget for å håndtere løpende ordreoverføring også for virksomheter med høyt transaksjonsvolum.
Det betyr at nettbutikken kan vokse uten at regnskapsarbeidet nødvendigvis må vokse i samme takt.
Integrasjonen må fungere også etter oppsett
Det er ikke nok at dataflyten fungerer på lanseringsdagen. Mystore, regnskapssystemet og løsningene rundt kan endres over tid.
Derfor leverer iizy integrasjonen som en Managed Service.
Det innebærer blant annet:
- Veiledet oppsett og installasjon.
- Løpende drift og vedlikehold.
- Norsk support på telefon og e-post.
- 24/7 systemovervåking.
- Oppfølging og feilretting dersom noe stopper opp.
Integrasjonen kjører dermed i bakgrunnen, mens iizy følger med på at dataflyten fungerer som den skal.
Målet: minst mulig manuelt arbeid mellom Mystore og regnskapet
En god Mystore-integrasjon handler ikke bare om å flytte ordre fra system A til system B.
Den bør ta hensyn til hvordan virksomheten faktisk arbeider: hvor salget kommer fra, hvordan kundene betaler, hvilke ordre som skal bokføres, hvilke som skal faktureres og hvordan returer og refusjoner håndteres.
Når denne flyten automatiseres, får virksomheten en mer sammenhengende prosess fra salg til regnskap – med mindre klipp-og-lim, færre manuelle rutiner og bedre kontroll.
Bruker dere Mystore? Les mer om Mystore-integrasjonen fra iizy eller se hvordan nettbutikk, betalingsløsninger og regnskap kan kobles sammen.
