Vipps gjør det enkelt for kunden å betale. For virksomheten begynner imidlertid en ny prosess etter at betalingen er gjennomført: Oppgjøret skal inn i regnskapet, gebyrer skal kostnadsføres og beløpet på bankkontoen må stemme med salget.
Hvis dette håndteres manuelt, kan selv en enkel betalingsløsning skape mye administrasjon. Med en Vipps-integrasjon fra iizy kan oppgjørsrapportene leses inn automatisk slik at regnskapet holdes løpende oppdatert.
Les mer om Vipps-integrasjonen fra iizy.
Hva skjer egentlig når kunden betaler med Vipps?
For kunden er prosessen over på noen sekunder. Kunden godkjenner betalingen i Vipps, og kjøpet er ferdig.
Men i regnskapet må flere ting håndteres:
- Beløpet kunden har betalt.
- Gebyrer som Vipps trekker.
- Beløpet som faktisk utbetales til virksomhetens bankkonto.
- Riktig bokføring mot de aktuelle regnskapskontoene.
Det betyr at bankinnbetalingen alene ikke nødvendigvis gir hele bildet av salget.
Kunden betaler → Vipps samler opp betalingene → Gebyrer trekkes → Oppgjør utbetales → Regnskapet oppdateres
Hvorfor skaper Vipps-oppgjør ekstra regnskapsarbeid?
Utfordringen oppstår når informasjonen i Vipps og informasjonen i regnskapssystemet ikke flyter automatisk mellom systemene.
Da kan regnskapsfører eller økonomiavdeling måtte hente oppgjørsrapporter, kontrollere hva kundene har betalt, registrere gebyrer og sørge for at utbetalingen stemmer mot bankkontoen.
Jo flere Vipps-transaksjoner virksomheten har, desto større blir denne oppgaven.
| Manuell prosess | Med Vipps-integrasjon |
|---|---|
| Hente oppgjørsrapporter | Oppgjørsrapportene leses inn automatisk |
| Registrere innbetalinger | Kundebetalingene bokføres automatisk |
| Bokføre Vipps-gebyrer | Gebyrer kostnadsføres automatisk |
| Kontrollere bankutbetaling | Utbetalingen bokføres mot bank |
Slik automatiserer iizy Vipps-oppgjøret
iizys Vipps-integrasjon automatiserer innlesingen av oppgjørsrapportene fra Vipps. Det gjør at regnskapet kan oppdateres løpende uten at oppgjørene må håndteres manuelt.
Integrasjonen håndterer tre sentrale deler av oppgjøret:
Beløpene kundene har betalt registreres i regnskapet.
Gebyrer fra Vipps kostnadsføres som en del av oppgjøret.
Beløpet Vipps faktisk utbetaler bokføres mot virksomhetens bankkonto.
Hvilke regnskapskontoer som skal benyttes avtales sammen med virksomheten og regnskapsføreren.
Et eksempel: Hvorfor bankbeløpet ikke er nok
Tenk deg at kundene samlet betaler 50 000 kroner gjennom Vipps i løpet av en periode.
Vipps trekker gebyrer før oppgjøret blir utbetalt. Dermed kan beløpet som kommer inn på bankkontoen være lavere enn 50 000 kroner.
Dersom man kun bokfører bankinnbetalingen, mangler regnskapet viktig informasjon om både den opprinnelige omsetningen og betalingskostnaden.
En automatisert integrasjon gjør det mulig å bokføre hele oppgjøret korrekt:
- Kundenes totale betalinger.
- Vipps-gebyrene.
- Netto utbetaling til bank.
Når blir Vipps-integrasjon spesielt viktig?
Det finnes ikke ett bestemt antall betalinger som avgjør når automatisering lønner seg. Det viktigste er hvor mye manuelt arbeid Vipps-oppgjørene skaper i dag.
- Dere mottar Vipps-betalinger hver dag.
- Regnskapsfører laster ned oppgjørsrapporter manuelt.
- Vipps-gebyrene bokføres manuelt.
- Det brukes mye tid på avstemming.
- Virksomheten har flere Vipps-numre.
- Transaksjonsvolumet øker.
iizys standardløsning er laget for virksomheter som bruker Vipps som betalingsløsning og ønsker automatisk regnskapsoverføring. Løsningen kan også håndtere flere Vipps-numre.
Vipps er ofte bare én del av betalingsflyten
Mange virksomheter bruker ikke bare Vipps. En nettbutikk kan for eksempel kombinere Vipps med Klarna, Stripe, Nets Easy eller andre betalingsløsninger.
Samtidig kan salget komme fra Shopify, WooCommerce, Mystore, 24Nettbutikk eller andre systemer.
Da er det viktig å se på hele dataflyten – ikke bare Vipps isolert.
Nettbutikk → Vipps / Klarna / Stripe → iizy → Regnskapssystem
iizy tilbyr integrasjoner mellom nettbutikker, betalingsløsninger og regnskapssystemer, slik at flere deler av økonomiflyten kan automatiseres.
Se integrasjoner for nettbutikk og betalingsløsninger.
Hva får virksomheten igjen for en automatisert Vipps-flyt?
Verdien ligger ikke bare i at én oppgave går raskere. Når Vipps og regnskapssystemet er koblet sammen, fjernes flere manuelle mellomledd samtidig.
Det gir blant annet:
- Én sammenhengende dataflyt fra betaling til regnskap.
- Mindre risiko for feilregistreringer og manglende bilag.
- Raskere bokføring.
- Bedre oversikt over inntekter, utbetalinger og gebyrer.
- Mindre klipp-og-lim mellom systemer.
For virksomheter med høyt transaksjonsvolum kan dette gjøre en stor forskjell gjennom året.
Hva skjer hvis Vipps eller regnskapssystemet endres?
En integrasjon må fungere også etter at den er satt opp.
API-er endres, systemer oppdateres og tekniske feil kan oppstå. Derfor leverer iizy Vipps-integrasjonen som en Managed Service.
Det innebærer blant annet:
- Oppsett av integrasjonen.
- Drift og vedlikehold.
- 24/7 systemovervåking.
- Norsk support på telefon og e-post.
- Oppfølging dersom det oppstår feil.
Poenget er at virksomheten ikke skal måtte følge med på den tekniske integrasjonen selv.
Standardintegrasjon eller spesialtilpasset løsning?
For de fleste virksomheter vil behovet være å automatisere bokføringen av Vipps-utbetalinger og oppgjør.
Har virksomheten mer spesielle behov, kan iizy også hjelpe med løsninger som inkluderer:
- Spesialregler for bokføring og kontering.
- Integrasjon mot flere systemer.
- Flere datastrømmer.
- Andre tilpassede arbeidsprosesser.
Se Vipps-integrasjonen og hvilke muligheter som finnes.
Fra Vipps-betaling til oppdatert regnskap
Vipps gjør betalingen enkel for kunden. En integrasjon gjør etterarbeidet enklere for virksomheten.
Når oppgjørsrapportene leses inn automatisk og betalinger, gebyrer og bankutbetalinger bokføres riktig, slipper regnskapsføreren store deler av det manuelle arbeidet.
Resultatet er en økonomiflyt som er enklere å kontrollere og bedre rustet for økende transaksjonsvolum.
Bruker virksomheten din Vipps? Les mer om Vipps-integrasjonen fra iizy eller se hvordan Vipps kan inngå i en komplett nettbutikk- og betalingsflyt.
