Problem: Tidkrevende bokføring
De Bergenske er en tradisjonsrik familiebedrift som i dag driver seks hoteller, ti spisesteder og fem andre lokaler i Bergen sentrum. I over 100 år har de lagt til rette for førsteklasses overnattinger og matopplevelser for lokalbefolkningen og tilreisende turister på sine unike og ærverdige lokasjoner i vestlandshovedstaden. Familiebedriften så dagens lys allerede i 1919 og opplever i dag solid vekst. Flere generasjoner har vært med på å drive eventyret fremover, og i 2023 kommer Eden Hotel inn som et nytt grønt luksusalternativ til byens reiseliv.
Å kontrollere regnskapet til de mange ulike hotellene og utsalgsstedene til De Bergenske, kan naturlig nok være ganske ressurskrevende. Den populære hotell- og restaurantkjeden har tidligere knotet mye med å hente ut oppgjørsrapporter manuelt fra de ulike utsalgsstedene, laste ned og laste opp tall, skille ut gebyrer og så videre.
For oss er det viktig at bokføringsarbeidet er mest mulig automatisert. Det lar oss jobbe mer analytisk i stedet for at vi må sitte og knote med å lete frem ulike rapporter og håndtere gebyrer. Det er det vel ingen som synes er særlig kjekt, sier Thomas Grønsberg, finansdirektør i De Bergenske.
Løsning: Fikk hjelp til å utvikle smart integrasjon
Thomas undersøkte muligheten for å få utviklet en integrasjon mellom betalingsløsningen de bruker, Nets Easy, og regnskapsprogrammet sitt, 24SevenOffice. Han tok derfor kontakt med den Sandnes-baserte bedriften iizy, som har lang erfaring med å utvikle spesialintegrasjoner mellom systemer som normalt ikke «snakker sammen».
Målet vårt er å forenkle arbeidshverdagen til kundene våre, sånn at de kan konsentrere seg mer om kjernevirksomheten sin i stedet for å bruke tid på manuell punching på tvers av systemer, sier Øyvind Bratlie, salgs- og markedsansvarlig i iizy.
iizy er stolt gasellebedrift for fjerde år på rad og tilbyr en skybasert programvare som overfører informasjon effektivt og sømløst mellom ulike systemer. Bedriften har i dag integrasjoner med over 200 ulike systemer innen fakturering og regnskap.
For De Bergenske har vi utviklet en integrasjon mellom Nets Easy og 24SevenOffice som automatiserer innlesingen av oppgjørsrapportene fra Nets Easy, slik at de får regnskapet oppdatert daglig. Beløpene som føres, er innbetalingen fra kunder, kostnadsføringen av Nets Easys gebyrer samt beløpet som Nets Easy utbetaler til bedriftens bankkonto, sier Øyvind.
De dyktige teknikerne som jobber i iizy, trenger bare et par arbeidsdager på å sette opp en fullt fungerende løsning for andre bedrifter som ønsker seg en integrasjon mellom Nets Easy og regnskapssystemet sitt. Nets Easy har et såkalt åpent API som ligger tilgjengelig på nettsidene deres, og iizy er landets ledende spesialister på å ta ut data fra Nets Easy og omforme disse slik at det blir til korrekte regnskapsbilag.
Det vi har gjort, er å koble oss på Nets Easy via dette API-et og laget en «bro» til 24SevenOffice, som er regnskapsprogrammet til De Bergenske. Denne broen, eller integrasjonen, kan vi nå sette opp for alle som bruker Nets Easy, sier Øyvind.
Resultater: Sparer mye tid og ork- rundt 40–50 timer hver måned på bokføringen!
Med tunge og tidkrevende manuelle prosesser ryddet av banen ved hjelp av den nye integrasjonen, anslår Thomas i De Bergenske at de sparer rundt 40–50 timer hver måned på bokføringen.
Fullverdige integrasjoner som er knyttet til økonomisystemet vårt, gjør at vi sparer enormt med tid og forenkler jobbhverdagen drastisk for de ansatte. De flinke folkene i iizy har virkelig skapt en god løsning for oss. Øyvind i iizy er heller ikke i tvil om at mange bedrifter hadde tjent på å automatisere bokføringsprosessene sine.
De Bergenske slipper nå å bruke mange timer på bokføring i måneden, men kan heller bare se over at alt stemmer og klikke «ok» og «bokfør». Hvis bedriften din bruker mer enn en halvtime på å punche inn tall manuelt i måneden i forbindelse med regnskapsarbeidet, vil det lønne seg å bestille en integrasjon fra oss.
Begge to skryter avslutningsvis om betalingsløsningen Nets Easy og hvor enkel den er i bruk.
For oss er det veldig viktig at det skal være enkelt for kundene våre å betale for hotelloppholdet sitt på nett. Her er Nets Easys enkle oppsett og utseende genialt. Kundene våre føler seg trygge med betalingsløsningen, og det er viktig for oss, avslutter Thomas.
