Driver du butikk, salgsbod, pop-up, marked eller en annen virksomhet med mange små salg? Da kan selve betalingen være den enkleste delen av dagen. Utfordringen kommer gjerne etterpå, når dagens salg, kortbetalinger, gebyrer og utbetalinger skal inn i regnskapet.
PayPal POS – tidligere kjent som Zettle – gjør det enkelt å ta betalt. Med en PayPal POS-integrasjon fra iizy kan også arbeidet etter salget automatiseres. Daglig salg, gebyrer og utbetalinger hentes fra PayPal POS og overføres til regnskapssystemet.
Det gjør løsningen særlig interessant for virksomheter med mange små transaksjoner, hvor noen minutters manuelt arbeid hver dag raskt blir mange timer gjennom året.
Les mer om PayPal POS-integrasjonen fra iizy.
100 små salg skal også inn i regnskapet
En salgsbod kan ha en svært enkel kundereise:
Velg produkt → betal → ferdig.
Men bak kulissene må virksomheten fortsatt holde kontroll på blant annet:
- Dagens totale salg.
- Kortbetalinger.
- Kontantsalg.
- Ulike MVA-satser.
- Gebyrer fra PayPal POS.
- Utbetalinger til bankkonto.
Har du fem betalinger om dagen, kan manuell håndtering kanskje virke overkommelig. Har du 50, 100 eller flere transaksjoner, blir regnskapsarbeidet raskt en helt annen oppgave.
Fra salg til regnskap:
Kunden betaler → PayPal POS → Dagens salg og gebyrer → iizy → Regnskapssystem
iizy henter salgsdataene fra PayPal POS og importerer dem til det skybaserte regnskapssystemet.
Passer langt flere enn tradisjonelle butikker
Når man hører «kassesystem», er det lett å tenke på en vanlig butikk med fast kasse. Men en mobil og enkel betalingsløsning gjør PayPal POS relevant for langt flere typer virksomheter.
Det kan for eksempel være:
Salgsboder og markeder
Mange små betalinger på kort tid kan skape mye etterarbeid.
Pop-up-butikker
Midlertidige utsalgssteder trenger også kontroll på salg og regnskap.
Små butikker
Automatisering er ikke bare for virksomheter med egen økonomiavdeling.
Arrangementer
Høyt transaksjonsvolum på få timer gjør automatisk dataflyt ekstra nyttig.
Kafeer og servering
Mange daglige betalinger og ulike satser kan gi mye regnskapsdata.
Tjenestebedrifter
Også virksomheter som tar betalt på stedet kan automatisere bokføringen.
Hvorfor er automatisering ekstra nyttig ved mange små salg?
Det er ikke nødvendigvis størrelsen på omsetningen som avgjør hvor mye administrasjon et betalingssystem skaper.
Antall transaksjoner kan være minst like viktig.
En virksomhet som sender ti store fakturaer i måneden kan ha langt mindre betalingsadministrasjon enn en liten salgsbod som gjennomfører hundrevis av kortbetalinger.
Det interessante spørsmålet er derfor ikke bare «hvor mye selger vi for?», men «hvor mange salg må regnskapet håndtere?»
Jo høyere transaksjonsvolumet er, desto større blir potensialet for å spare tid ved å automatisere dataflyten.
Hva overfører iizy fra PayPal POS?
Integrasjonen henter ut informasjon fra PayPal POS daglig og importerer den til regnskapssystemet.
Dataflyten omfatter blant annet:
| Data fra PayPal POS | I regnskapet |
|---|---|
| Daglig salg | Salgsdata importeres til regnskapssystemet |
| Kortbetalinger | Kan føres mot egen fordringskonto |
| Kontantsalg | Kan bokføres mot egen kontantkonto |
| Gebyrer | PayPal POS-gebyrer kan kostnadsføres |
| Utbetalinger | Kan bokføres mot bank |
iizy har også mulighet til å sette opp automatisk bokføring i de fleste regnskapssystemer.
Hva med forskjellige MVA-satser?
Dette kan være spesielt viktig for virksomheter som selger forskjellige typer produkter eller tjenester.
PayPal POS-integrasjonen kan settes opp med separate salgskontoer for blant annet:
- Avgiftspliktig omsetning med høy sats.
- Avgiftspliktig omsetning med middels sats.
- Avgiftspliktig omsetning med lav sats.
- Avgiftsfritt salg.
Hvilke hovedbokskontoer virksomheten ønsker å bruke kan konfigureres i forbindelse med oppsettet.
Det gjør løsningen relevant også for virksomheter hvor salget ikke nødvendigvis skal bokføres på én og samme konto.
Et enkelt regnestykke: Litt arbeid hver dag blir mye på ett år
Manuell bokføring blir ofte undervurdert fordi hver enkelt oppgave virker liten.
Anta at en liten virksomhet bruker 15 minutter hver arbeidsdag på å hente tall, registrere salg, kontrollere gebyrer og følge opp utbetalinger.
15 minutter × 5 dager × 48 uker
= 60 timer i året
Det er halvannen arbeidsuke brukt på en gjentakende administrativ prosess.
Og bruker virksomheten 30 minutter per dag, dobles tallet.
Det er derfor automatisering også kan være interessant for små virksomheter. Du trenger ikke nødvendigvis være en stor kjede for at tidsbesparelsen skal bli betydelig.
Bruker dere også Vipps?
Mange butikker, boder og andre utsalgssteder tilbyr både kortbetaling og Vipps.
PayPal POS-integrasjonen har egne muligheter for å skille betalingsformene i regnskapet. Bokføring av selve Vipps-utbetalingene er ikke en del av standardintegrasjonen for PayPal POS, men kan settes opp som en tilleggsløsning.
iizy tilbyr også en egen Vipps-integrasjon for automatisk håndtering av Vipps-oppgjør.
Dermed kan virksomheter som bruker flere betalingsløsninger se hele betalingsflyten under ett i stedet for å lage separate manuelle rutiner for hver kanal.
PayPal POS kan kobles til flere regnskapssystemer
Virksomheten trenger heller ikke nødvendigvis å bytte regnskapssystem for å automatisere PayPal POS.
iizy har integrasjoner mellom PayPal POS og flere populære regnskapssystemer, blant annet egne løsninger mot Tripletex, PowerOffice og Conta.
Totalt støtter iizy over 250 forskjellige systemer innen blant annet betaling, ordre, faktura og regnskap.
Se alle integrasjoner fra iizy.
Fra enkel kortterminal til automatisert økonomiflyt
Det fine med PayPal POS er at betalingsløsningen kan fungere for en svært liten virksomhet. Men det betyr ikke at regnskapsarbeidet rundt betalingene må være manuelt.
En liten salgsbod kan i prinsippet ha samme type automatiserte dataflyt som en langt større butikk:
Salg → Betaling → Gebyr → Oppgjør → Regnskap
Forskjellen er at virksomheten slipper å bruke tid på å flytte tallene mellom systemene selv.
Fem tegn på at PayPal POS-regnskapet bør automatiseres
- Dere registrerer salg manuelt i regnskapssystemet.
- Dere bruker tid på å kontrollere kortutbetalinger mot salget.
- Gebyrer må bokføres manuelt.
- Dere har mange små transaksjoner hver dag.
- Regnskapsføreren bruker tid på den samme PayPal POS-jobben hver uke eller måned.
Hvis flere av punktene stemmer, er det verdt å undersøke hvor mye av prosessen som kan automatiseres.
iizy følger med på integrasjonen
For en liten virksomhet er det heller ikke nødvendigvis ønskelig å bruke tid på å administrere en teknisk integrasjon.
Derfor leveres PayPal POS-integrasjonen som en Managed Service.
Det innebærer blant annet:
- iizy hjelper med oppsettet.
- Drift og vedlikehold håndteres løpende.
- Integrasjonen overvåkes 24/7.
- Du får norsk support på telefon og e-post.
- iizy følger opp dersom det oppstår feil.
Målet er enkelt: Betalings- og regnskapsflyten skal fungere i bakgrunnen uten at virksomheten må bli integrasjonsekspert.
Ikke bare for store butikker
Automatisering av regnskap forbindes ofte med store virksomheter med tusenvis av transaksjoner. PayPal POS er et godt eksempel på hvorfor dette ikke nødvendigvis stemmer.
En liten butikk, markedsbod eller pop-up kan ha beskjedne administrative ressurser, men samtidig svært mange betalinger.
Da kan automatisering være minst like verdifullt.
iizy henter daglig salg, gebyrer og utbetalinger fra PayPal POS og overfører informasjonen til regnskapssystemet. Resultatet er mindre manuelt arbeid, bedre oversikt og en dataflyt som fungerer også når antall salg øker.
Bruker virksomheten PayPal POS – tidligere Zettle? Les mer om PayPal POS-integrasjonen fra iizy eller se flere integrasjoner for betalingsløsninger.
